Zakelijke contracten beheren

Zakelijke contracten beheren

Om als bedrijf operationeel te kunnen zijn heb je van alles nodig. Een pand, computers met software pakketten, machines, internet, elektriciteit, gas, water, lease-auto’s, personeel en ga zo maar door. Voor het overgrote deel van deze zaken zijn abonnementen en/of contracten benodigd. Deze worden vaak voor meerdere jaren vastgelegd. Maar hoe weet je zeker dat je een goed contract afsluit en hoe beheer je deze?

Onderzoek de mogelijkheden

Voor alles wat je maar kunt bedenken zijn eigenlijk altijd meerdere aanbieders te vinden. Voor energie kun je bijvoorbeeld bij: Essent, Eneco, Gazprom Energy, Nuon of Energiedirect terecht, hier zijn er nog een heleboel meer voor te vinden. Toch blijkt dat er regelmatig een keuze wordt gemaakt naar aanleiding van een reclame of een gesprek met een verkoper. Verkopers hebben altijd mooie praatjes waardoor je gauw geneigd bent om direct mee aan boord te gaan. Maar weet je ook wat de overige aanbieders te bieden hebben? Om een duidelijk overzicht van de mogelijkheden te krijgen kun je eerst online onderzoek doen. Wanneer je een globale selectie hebt gemaakt kun je daarna telefonisch contact opzoeken met de leverancier of een afspraak maken om het aanbod verder naar wens af te stemmen.

Lees de kleine lettertjes

Er wordt al vaak genoeg op gehamerd: lees de kleine lettertjes, maar doe je dit ook? In veel gevallen blijft dit achterwegen terwijl juist in de klein lettertjes de aap uit de mouw kan komen. Veel leveranciers dekken zich op allerlei gebieden in om problemen en uiteindelijke contractbreuk te voorkomen. Wanneer jij deze lettertjes niet leest, ben je dus niet op de hoogte van de mogelijke gevolgen bij calamiteiten. Achteraf kun je met goede argumenten komen bij calamiteiten maar wanneer er akkoord is gegaan met het contract kun je voor vervelende verrassingen komen te staan.

Beheer van contracten

Om er zeker van te zijn dat je, zonder dit te weten, doorlopende contracten hebt waar je moeilijk vanaf komt is het beheer van contracten erg belangrijk. Je kunt er voor kiezen door een bepaalde afdeling verantwoordelijk te maken voor het beheren van contracten, maar hebben zij ook van alle inhoudelijke zaken verstand? Om dit alles in goede banen te leiden zou een software pakket specifiek op contractmanagement geen overbodige luxe zijn. Wel moet er overwogen worden of het rendabel is. Multinationals zullen zeker baat hebben bij een contractmanagementsysteem maar een ZZP’er heeft hier natuurlijk vrij weinig aan. Wanneer er geen budget is voor een systeem kan er ook simpelweg gebruik gemaakt worden van de agenda. Noteer direct bij het afsluiten van een abonnement/contract wanneer deze verloopt en hoelang je van te voren op kan zeggen. Op deze manier krijg je ruim van te voren te weten wanneer je mogelijk kunt veranderen van leverancier en kun je onvoorziene kosten voorkomen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *